Coordinare un gruppo di freelance può essere al tempo stesso entusiasmante e molto complicato. Come agenzia di traduzioni, lavoriamo con tanti bravissimi freelance sparsi per il mondo. E non potremmo mai farlo con la tranquillità e la sicurezza con cui lo facciamo, senza alcuni strumenti a nostro avviso indispensabili.
In questo articolo ti sveleremo alcuni dei nostri segreti per gestire al meglio il lavoro con i freelance. Abbiamo stimolato la tua curiosità? Allora continua a leggere!
Lavorare con i freelance: perché gestire un team di freelance
Se il tuo brand ha bisogno di traduzioni o magari di contenuti per il tuo sito o per le tue pagine social, potresti aver bisogno di gestire un team di freelance. Lo confermiamo: può essere molto complesso coordinare il lavoro di tanti liberi professionisti. Bisogna comunicare con ciascuno di loro, spesso rispondere alle domande che sorgono durante lo sviluppo dei progetti e anche tenere traccia dei progetti stessi, registrando per esempio il numero di parole o le ore lavorate. Insomma, è un vero e proprio mestiere a parte, infatti non a caso esiste la figura del Project Manager.
Se nonostante la sfida che ti aspetta, hai voglia di cimentarti in prima persona, ti guidiamo noi alla scoperta degli strumenti che potrebbero aiutarti a vincerla.
Gli strumenti per gestire un team di traduzione
Entriamo nel vivo della questione: come si lavora con diversi freelance? Quali sono gli strumenti per dirigere al meglio un team di liberi professionisti?
Partiamo col dire che si può fare una distinzione in base al volume di lavoro e al numero delle lingue coinvolte, che determina ovviamente anche il numero di risorse con cui è necessario interfacciarsi. In ogni caso, la regola generale è quella di essere sempre ordinati, in modo da coordinare richieste e scadenze senza impazzire.
Per progetti sporadici con team piccoli, fino a circa 10 lingue è possibile affidarsi a strumenti gratuiti come Asana o anche un semplice foglio Excel ben strutturato. Potrai registrare ordini, consegne, fatture e tenere traccia di eventuali domande o note di ogni linguista.
La questione si complica per progetti più grandi che coinvolgono anche un numero maggiore di traduttori: in questo caso è necessario affidarsi a strumenti a pagamento, come Plunet, XTRF o Protemus, che ti permettono di registrare tutte le informazioni relative ai freelance come prezzi, contatti, specializzazioni, disponibilità. Inoltre, puoi creare un progetto diverso per ogni esigenza e inviarlo ai freelance senza dover mandare centinaia di email. In ogni assegnazione viene registrato il prezzo totale del progetto, il file da tradurre, eventuali file di referenza, istruzioni e data di consegna. Inoltre, aspetto molto importante di questi strumenti, c’è la possibilità per le risorse di segnalare il completamento del progetto. In questo modo si riceve una notifica automatica che la traduzione è pronta: si tratta di una funzione indispensabile quando i progetti in corso sono tanti. Infine, in fase di fatturazione basta aggiungere il progetto alla lista dei progetti fa fatturare, senza ulteriori controlli.
CAT tool per gestire team di traduzione
Non meno importanti in questa ottica sono i CAT, che ovviamente non sono felini ma strumenti per la traduzione assistita. Permettono di registrare terminologia, velocizzare il lavoro, memorizzare le traduzioni. Sono indispensabili per avere una traduzione professionale di qualità. Ne esistono numerosi, variano in base al costo, alla funzionalità, alle modalità di accesso. Alcuni di questi sono Phrase, Trados, Xtm, Crowdin, Lokalise, Transifex, Across. Come scegliere il giusto CAT tool? Intanto è importante che i traduttori e le traduttrici che collaborano con noi lo sappiano usare e che siano a loro agio nel farlo; deve permettere di salvare memorie di traduzione, indispensabile per avere tutto archiviato in caso di esigenze future; deve avere un glossario, in modo da poter decidere come tradurre alcune parole chiave; deve permettere di aprire diversi tipi di file; infine deve avere uno strumento per consentire un controllo qualità finale. Per noi tutte queste caratteristiche sono riassunte in Phrase e per questo è il nostro CAT tool principale.
Cosa può fare per te LingoSpell
Lo sappiamo, ci sono tanti aspetti da tenere presente per gestire al meglio un team multilingua di freelance. Come dicevamo, si tratta di una vera e propria mansione a parte: quella del Project Manager. È un compito che porta via molto tempo e che deve essere svolto con attenzione e dedizione per essere portato a termine senza intoppi. Si tratta anche di un task che può essere esternalizzato in maniera molto semplice, senza andare a modificare le dinamiche interne all’azienda.
Se vuoi una mano con la gestione dei tuoi team di traduzione, contattaci, possiamo semplificare subito il tuo lavoro!